Outlook приховує корисні інструменти: 10 функцій, які варто активувати

Сервіс від Microsoft пропонує низку унікальних рішень, які за правильного налаштування здатні перевершити можливості Gmail

Попри домінування Google, сервіс Outlook залишається однією з найкращих альтернатив для роботи з електронною поштою, пропонуючи функції, які часто недоступні конкурентам. Проте більшість корисних інструментів Microsoft не увімкнені за замовчуванням.

РБК-Україна з посиланням на Lifehacker розібралося, як зробити пошту на Outlook зручною та передбачуваною.

Більше цікавого: Google Meet приховує корисні можливості: 10 функцій для нотаток, звуку і ШІ Конфіденційність: боротьба зі стеженням та ШІ

Сучасні компанії часто використовують "пікселі стеження", щоб знати, чи відкрили ви їхній лист. Outlook дозволяє заблокувати цю можливість.

Як це зробити:

Блокування трекерів: у налаштуваннях "Пошта" - "Небажана пошта" виберіть пункт блокування вкладень та зображень від невідомих відправників. Розробники зазначають: це найкращий захист від фішингу та спаму.

Вимкнення ШІ Copilot: якщо ви не хочете, щоб Microsoft аналізувала ваші листи, у вкладці "Copilot" вимкніть його роботу. Також доцільно відмовитися від діагностичних даних у розділі "Конфіденційність та дані".

Очищення історії: у тому ж розділі можна видалити історію пошуку та вимкнути автозаповнення Microsoft Edge, яке збирає дані про ваші квитки та бронювання.

Автоматизація: "чисті" вхідні мейли

Outlook має унікальну функцію Sweep (Очищення), яка дозволяє тримати пошту впорядкованою в автоматичному режимі.

Як це працює:

Розумне видалення: ви можете налаштувати систему так, щоб вона зберігала лише останній лист від банку чи магазину, автоматично видаляючи або архівуючи старі сповіщення кожні 10 днів.

Швидкі кроки (Quick Steps): створіть власні сценарії для виконання кількох дій одним кліком. Наприклад, одним натисканням можна позначити лист як прочитаний та одразу перемістити його в архів.

Масове скасування підписок: у налаштуваннях "Пошта" - "Підписки" є приховане меню, де зібрані всі розсилки. Ви можете відписатися від них гуртом, не відкриваючи кожен лист окремо.

Зручність: адаптація під звички Gmail

Якщо ви звикли до інтерфейсу Google, Outlook дозволяє майже повністю відтворити знайоме середовище.

Гарячі клавіші: у розділі "Загальні" - "Спеціальні можливості" можна вибрати розкладку клавіш Gmail. Після цього ви зможете писати нові листи натисканням клавіші "C" замість "Ctrl+N".

Скасування відправки: на відміну від Gmail, в Outlook функція "Undo send" часто вимкнена. У налаштуваннях можна встановити таймер до 30 секунд, щоб мати змогу зупинити помилково надісланий лист.

Налаштування жестів: у мобільному застосунку можна змінити дію на свайп вліво або вправо. Наприклад, встановити "Видалити" на один бік та "Архівувати" на інший.

Професійне сортування

Використання фільтрів допоможе зосередитися на головному, відсікаючи інформаційний шум.

Що пропонує Outlook:

Список надійних відправників: додайте важливі контакти до "Safe senders", щоб їхні листи ніколи не потрапляли у спам, а посилання у тілі листа завжди були активними.

Фільтрація "Копій": створіть правило, яке автоматично переміщує листи, де ви вказані лише в копії (Cc) або прихованій копії (Bcc), в окрему папку. Це залишить в основному інбоксі лише ті повідомлення, які адресовані безпосередньо вам.

Ще більше цікавого:

• Без миші і клавіатури: 4 способи використовувати мікрофон у Windows 11, про які ви не знали
• Zoom може робити це за вас: 10 функцій, які спрощують онлайн-зустрічі